La pandemia ha supuesto un descalabro importante en todos los sentidos y ha cambiado de manera sensible, no solo el día a día o las cosas más banales, sino también nuestra manera de relacionarnos con el trabajo. Es en este contexto de distancia social cuando todavía logran más importancia plataformas de comunicación online cómo Zoom, que permiten establecer reuniones con varias personas y desde las ubicaciones más remotas. Solo necesitas un dispositivo con conexión a internet y la aplicación. Pero, cómo podemos conseguir que estas reuniones sean más productivas? A continuación, una retahíla de consejos que propone el Máster Coach Ejecutivo especializado en CEO's, alta gerencia y equipos, Daniel Colombo.
Preparar el temario
Es fundamental que todos los participantes dispongan anticipadamente de los temas que se tratarán a la reunión.
Enviar las invitaciones
Cada miembro recibirá una invitación vía la plataforma elegida que habría que añadir en el calendario virtual y/o anotarla a la agenda en papel. En general, estas invitaciones ya incluyen el código de acceso a la reunión y el enlace directo.
En torno físico
Es fundamental evitar ruidos de fondos, distracciones, tener la música alta y cualquiera otro aspecto que disperse el foco de cada participante.
Móviles en silencio
Si bien puede ser importando tenerlos a mano para cualquier urgencia, relativa o no a la reunión, es recomendable que estén en modo silencio o vibración durante toda la reunión.
Plataforma adecuada
Zoom, Hangouts de Google o Skype tienen estabilidad, flexibilidad, son fáciles de utilizar y ofrecen varias prestaciones interesantes.
Preparar a las personas para la reunión virtual
Un encuentro de briefing de 10 minutos el día antes podría introducir los temas principales y, además, certificar que todos conocen y dominan la tecnología que se usará.
Empezar y acabar en horario establecido
Una reunión virtual no es un after con amigos. Tendría que tener la misma dinámica que en las formas presenciales.
Determinar quién lidera la reunión
Puede ser el máximo responsable de un equipo o, en otras estructuras de liderazgo, este rol podría ser alternativo.
Confidencialidad
Las reuniones virtuales se rigen por los mismos parámetros de confidencialidad que las presenciales, por lo cual es importante establecer de entrada el protocolo a seguir en este sentido.
Comprobar cómo va la reunión
Hacer preguntas de control y de gestión emocional, del estilo "Cómo vamos hasta aquí?", "Ha quedado claro el punto x para todo el equipo?".
A la hora de mostrar documentos
Asegurarse de dominar la función de compartir pantallas. En una reunión presencial hay más contexto para analizar temas. En cambio, en un encuentro virtual quizás incluso sería recomendable enviar previamente los documentos a todos los participantes.
Tomar notas y hacer un resumen de la reunión
Aunque quede grabado, es importante seguir con la dinámica de tomar notas y hacer la minuta de los temas tratados. Antes de finalizar, hacer una recapitulación de los compromisos y decisiones tomadas.